Delegasi Wewenang, Sentralisasi dan Desentralisasi

Delegasi Wewenang

   Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari
atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Delegasi wewenang adalah
proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.

Keuntungan dan Halangan Delegasi Wewenang

   Delegasi wewenang memungkinkan manajer menyelesaikan lebih banyak pekerjaan
daripada kalau semuanya dikerjakan sendiri. Kadang bawahan mempunyai keahlian yang
lebih dibandingkan dengan manajer untuk hal-hal tertentu. Beberapa manajer kadang
enggan mendelegasikan wewenang karena: tidak yakin akan kemampuan bawahan
merasa mampu mengerjakan sendiri tidak efisien untuk mengajari bawahannyamelakukan tugas takut wewenangnya akan berkurang, atau takut kalau bawahannya dapat melakukan tugas lebih baik dibandingkan dirinya. Karyawan kadang enggan menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan: takut gagal merasa tidak ada penghargaan untuk kerja yang akan dilakukannya, atau tidak mau menganggung risiko semua risiko diserahkan atau ditanggung oleh manajer.

Delegasi Wewenang yang Efektif

1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan, karena tidak semua
    pekerjaan dapat didelegasikan
2. Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan, dengan beberapa pertimbangan: waktu yang     dipunyai karyawan, kemampuan yang dimiliki karyawan, dan kesempatan yang akan dimanfaatkan     oleh karyawan
3. Mendelegasikan tugas, disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang
    cukup, dan bentuk hasil yang diharapkan
4. Menetapkan Feedback, untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.

Sentralisasi vs Desentralisasi

Sentralisasi

   Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau
yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak
digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di
daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu
yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di
mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat
perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir
seluruhnya oleh pemerintah pusat.

Desentralisasi

   Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan
kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur
organisasi. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang
berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari
pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi
khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya
mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk
keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh
pemerintah di tingkat pusat.


SUMBER:
http://manajemenapril.blogspot.co.id/2012/11/wewenang-delegasi-dan-desentralisasi.html

Bentuk Struktur Organisasi Dan Wewenang (Lini, Fungsional, dan Staf)

Sebenarnya ada beberapa macam struktur organisasi, antara lain : struktur organisasi lini, struktur organisasi lini dan staff, struktur organisasi fungsional, struktur organisasi lini dan fungsional. Namun, sesuai dengan tugas yang diberikan, kali ini saya hanya akan membahas struktur organisasi lini dan fungsional saja.

1.    Organisasi Lini

Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak.

Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Memiliki ciri-ciri:

·       Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

·       Jumlah karyawan sedikit

·       Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

·       Belum terdapat spesialisasi

·       Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

·       Struktur organisasi sederhana dan stabil

·       Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

·       Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

·       Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

·       Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

·       Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

·       Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

·       Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

·       Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

·       Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

·       Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

·       Adanya penghematan biaya

·       Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :

·       Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

·       Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

·       Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

·       Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

·       Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

·       Kurang tersedianya saf ahli

* WEWENANG LINI :

Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.

Ciri-ciri :

1.      Organisasi kecil.

2.      Jumlah pegawai sedikit.

3.      Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi.

4.      Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship).

5.      Spesialisasi yang dibutuhkan rendah.

   

Contoh bagan Organisasi Lini :

                                                                                                                                                   Organisasi Lini

2.    Organisasi Lini dan Staf

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:

Memiliki ciri-ciri:

·       Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

·       Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

·       Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

·       Jumlah karyawan banyak

·       Organisasi besar, bersifat komplek

·       Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1.     Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

2.     Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

3.     Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

4.     Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

5.     Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

6.     Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

7.     Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

8.     Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

* WEWENANG STAF :

       Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

     Ciri-ciri:                                                                                                                                

        1.    Organisasi besar dan kompleks

         2.    Jumlah karyawannya banyak

     3.   Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh                      anggota organisasi. 

Contoh Struktur Lini Dan Staff :

3.    Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.
Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan.

Memiliki ciri-ciri:

·       Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

·       Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

·       Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

·       Target-target jelas dan pasti

·       Pengawasan ketat

·       Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

1.     Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

2.     Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

3.     Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

4.     Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

5.     Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

6.     Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

1.     Pekerjaan seringkali sangat membosankan

2.     Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

3.     Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

Contoh Struktur organisasi :

                               

                * WEWENANG FUNGSIONAL :

       Wewenang staf fungsional adalah hubungan terkuat yang dapat di miliki staf dengan satuan-satuan lini, atau Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalnya fungsi produksi, keuangan, administrasi dn lain-lain

Ciri-ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

SUMBER :

http://muzayyinahns.blogspot.co.id/2013/01/bentuk-struktur-organisasi-lini.html

http://rizkimunazarmzr11.blogspot.co.id/2014/12/tugas-manajemen-umum-wewenang.html

http://www.s-notess.tk/2015/10/tou1-tugas-softskill-1.html

Kasus Delegasi Wewenang & Manajemen Personalia di Perusahaan Terbuka (tugas Manajemen Umum)

 
   Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

   Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang

Pendelegasian

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.
Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:

1.Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan.
2.Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
3.Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4.Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

Alasan pendelegasian :

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1.Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.
2.Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3.Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

* Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.
Manajer perawat/bidan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan wewenangnya, mengingat kegiatan perawat dan bidan berhubungan dengan keselamatan orang lain (pasen). Oleh karena itu sebelum  mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya dipahami benar tingkat kemampuan dari perawat/bidan yang akan diberikan delegasi.

Contoh kasus dalam perusahaan !

   PT Golden Castle , bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami konflik antara perusahaan dengan karyawan. Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antar atasan dengan karyawan. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan , namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan manapun pasti pernah mengalami konflik internal.

  Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup konflik yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen. Contoh lainnya dari konflik yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak konflik dalam bentuk demonstrasi dan pemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi manusia karyawan.


Penyebab terjadinya kasus tersebut dalam perusahaan !

  Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antar atasan dengan karyawan. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan , namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan.

  Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

  Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya terjadi karena masalah diluar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah ide
yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalahsenioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat meminimalisir masalah yang akan timbul, kerena dengan suasanya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul.

Siapa yang bertanggung jawab dalam atas terjadinya kasus dalam perusahaan tersebut ?

Yang bertanggung jawab sudah pasti pemilik perusahaan, staff-staff dibawah pemilik perusahaan, dan pihak perusahaan yang berkaitan dengan kasus tersebut..


Bagaimana kondisi perusahaan saat ini ?

Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.


Saran dalam penyelesaian kasus dalam perusahaan tersebut !

   Seharusnya atasan harus bisa membaca pikiran atau keinginan para karyawannya, atasan juga harus sering berkomunikasi langsung dengan para karyawannya sehingga tidak terjadi miss communication, dengan begitu atasan dapat mengetahui bagaimana sifat dan keinginan para karyawannya tersebut. Dalam mengubah kebijakan mengenai perhitungan gaji atau upah kerja karyawan seharusnya ikut di bicarakan dengan para karyawan, karena perubahan kebijakan dalam suatu perusahaan harus segera di beritahukan kepada pihak yang bersangkutan termasuk para karyawan juga, apalagi mengenai gaji.

SUMBER :
https://waina270809.wordpress.com/wewenang-dan-delegasi-tugas-5/
http://alphiandaushermawan.blogspot.co.id/2015/10/contoh-kasus-dalam-perusahaan.html

Penerapan Tentang Departementasi Pada Perusahaan (tugas Manajemen Umum)

DEPARTEMENTASI

A. Pengertian Departementasi

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi

B. Pembagian Departementasi

Macam bentuk departementasi yaitu:

1. Departementasi Fungsional

     Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.

   Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

2. Departementasi Devisional

   Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.

   Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. 

Struktur organisasinya terdiri dari:

a. Struktur organisasi atas dasar produk

  Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b. Struktur organisasi atas dasar wilayah

  Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c. Struktur organisasi atas dasar langganan

  Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

d. Struktur organisasi atas dasar proses

  Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

e. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

  Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga

3. Organisasi Proyek dan Matriks

   Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

Struktur Organisasi Proyek

   Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

Struktur Organisasi Matriks 

   Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang

C. Kebaikan dan Kelemahan

1. Departementasi Fungsional

Kebaikan :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3. Memusatkan keahlian organisasi.

4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5. Tugasnya jelas

6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1. Menciptakan konflik antar fungsi.

2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3. Umpan balik yang lambat.

4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

2. Departementasi Devisional

Kebaikan :

1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan

    memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan

    lingkungan divisi yang khas

5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian

    dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya

    perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi

    biaya overhead perusahaan.

4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga

    terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka

    membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

3. Organisasi Proyek dan Matriks

Kebaikan :

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas

    kepada organisasi.

3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas

    pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya

    membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan

    dan orientasi proyek.

5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6. Menekankan pada teknik dan pasar

7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik

    dan pemasaran

Kelemahan :

1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5. Sangat mahal untuk di implementasikan.

6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7. Sangat mahal

8. Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor.

SUMBER :

http://princessclassy.blogspot.co.id/2010/01/departementasi.html

Tentang Pendekatan Koordinasi Yang Efektif

 Pendekatan Koordinasi Yang Efektif  

 

   Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. 

   Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.

Mekanisme teknik manajemen dasar

➨     Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

➨     Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

➨     Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

Sistem informasi vertikal.

   Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

  Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

➔     Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi                  kerja.

➔     Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi                panjangnya saluran komunikasi.

➔     Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan                yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

➔     Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu          diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi          dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

➔     Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran          oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi                          pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas                  tertentu.

➔     Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian                  proyek-proyek yang kompleks.

Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

   Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

   Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

   Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

SUMBER :

https://www.google.co.id/?gws_rd=cr,ssl&ei=ISQ9WIPZGYvjvgTwnKSYCw

http://syaidhinadimas.blogspot.co.id/2012/01/koordinasi.html